质量改进，人人参与

       负责质量改进的员工如何才能帮助公司的CEO提升企业运营业绩，而与此同时，又避免产生诸如六西格玛之类的项目所必需的巨额开支呢？

       面对这一难题，ATC公司做出了一个明智之举-鼓励员工更多地参与到公司的事务中来，而不仅仅是满足于完成日常工作。为了让员工更多地关心本职工作以外的事务，ATC从解决一线员工缺乏主人翁精神和改进的热情这一问题入手。很多公司在改进质量的过程中，常常都会忽视这个显而易见的问题。在今天这样一个商业环境不断变化、员工忠诚度持续下降的情况下，这一问题就变得益发突出了。

       通过转换有关质量改进的思维方式和信赖一线员工，ATC公司成功地扭亏为盈；在客户服务方面，落实了几百处的改进措施；同时还使得七百多名员工更多地参与到公司事务中来，为解决公司所面临的问题竭尽全力。更难得的是，ATC公司完成这一切费时颇短，而且只借助很少的外部咨询服务。ATC的方法是将两套工具结合起来使用——促进变革的工具和改进质量的工具。

       数十年来，ATC公司一直从事公共交通服务。公司员工超过6，000人，业务范围覆盖菲尼克斯、圣迭戈、亚特兰大市郊以及拉斯维加斯。公司的业务包括公交系统（为学校、医院和城市服务）和辅助公交系统（为残疾人和老年乘客服务），每年运送乘客高达一亿人次。

       干这一行可不容易，因为运营利润颇低。要想赢利的话，公司分散在各处的自主经营的分支机构就必须坚持不懈地将标准操作有效地落实到位。成功抑或失败，一切都取决于员工的态度、技巧和对工作的投入。

       由于和一家国际运输服务公司进行了合并，ATC益发感到有必要加快质量改进的步伐。公司也曾考虑过采用六西格玛方案，但培训和咨询服务的昂贵费用令囊中羞涩的ATC望而却步。公司CEO吉姆·朗（Jim Long）认为需要采取一种全员参与的方法。他说：“运营成本中的绝大部分都由我们的一线员工直接控制。我们所要做的就是让每个一线员工都将公司利润放在心上，将他们的本职工作做得更好。”

       发动员工，群策群力

       朗当初在Waste Management废品处理公司首次接触到一套改进质量的方法——“群策群力法”（workout）。现在，他建议ATC公司对该方法进行研究。群策群力法运用了一整套的工具和程序，而这些工具和程序都是基于一个快速变革的模型。该模型起初是由通用电气的韦尔奇率先使用的。

       对朗而言，这套方法的诱人之处在于以下三个特点：快速、简单、以员工为中心。群策群力法的基本原则在于，坚信一线员工可以协助公司大大改进业绩，其前提是他们拥有简单的工具，能够对自己的行为负责，而管理层也能快速做出决策。

       尽管负责质量改进的副总裁同意朗的观点，即他们必须让员工直接参与到提升企业盈利能力的举措中，但他仍然不无忧虑。首先，前车之鉴已经使他领教到了这种大规模变革行动的消极面——简言之，就是动静大，收效小。

       他的另一个担忧源自他对ATC地区分支机构的观察。他说：“在我看来，放手让各地的分支机构去自主寻求节省开支和改进服务的方法，其结果是带来更多的变数，造成更大的风险。长久以来，组织在试图改进质量时都会遇到这个令人左右为难的问题：如何鼓励地方分支机构发扬主人翁精神，自主解决问题；而与此同时又对其进行足够的控制，以避免因为对同一问题采取过多不同的解决方法而造成浪费？” 

       ATC的管理层针对不同的方案进行了研究，每套方案都运用不同的方法，所需的时间和咨询服务各不相同，牵涉到的风险也大小各异。公司最终采取了由Leap Technologies开发的"群策群力行动"系统，因为这套系统恰当地将速度、灵活性和控制结合在了一起。群策群力行动是一套快速改进系统，它综合利用了领导力、小型员工团队、严格的期限管理，以及一丝不苟的结果记录程序。根据设计，这套方案应该在60天内见效，所以ATC认为在落实方案时，员工有足够的时间对其进行测试、改进和进一步发展。

       确认关键，制定方案

       ATC设计了一个完整的计划，在各个分支机构部署小规模行动小组，寻求并落实提高利润的方法。在部署行动小组之前，公司邀请所有的区域经理参加为期两天的领导力协调会议。 [NextPage]

       ATC最终能够获得成功，该会议功不可没。会议使每个人都认识到改革的必要性和采取行动的迫切性。要成功，就必须先统一内部的认识。可惜的是，企业很容易就会忽视这一步骤，或是管理层只说不练，开空头支票。

       ATC将该会议作为一个碰头会，将与会者召集到一起，确认企业盈利能力的一系列绩效驱动因素，并按重要性排序。所谓绩效驱动因素，指的是系统内能够对公司关键目标产生重大影响的部分。在ATC公司，盈利能力的驱动因素包括路径分析、人力安排、加班工时、零件库存成本、预防性维护、出勤率、安全和事故。ATC根据见效速度来划分这些因素的重要性，并研究哪些因素能够做到既能提高利润，又无需重大的时间和财力的投入。

       ATC之所以根据见效速度来确定企业应该优先关注哪些绩效驱动因素，原因在于它需要借助快速的成效来赢得广泛的支持并限制风险。ATC的领导班子一致认为，最初的重点应该锁定在以下几个方面：提高安全驾驶，减少事故和加班工时，改进预防性维护。至于其他的绩效驱动因素则留待日后再议。

       围绕这些关键的绩效驱动因素，领导班子再进一步细分成几个小组。每一个小组需要针对某个绩效驱动因素制定出一套最佳实践方案。在制定控制成本、提高服务质量的关键措施时，公司希望每个小组都能达成共识。

       ATC明白，这些“最佳实践路线图”并非最终的运营手段——它们其实并没有真正经过实践的验证，但它毕竟为公司启动“更好、更快”的质量改进项目提供了一个平台。

       一如原计划，该项目将部署地方行动小组，但较之会前，项目的目标变得更明确了——落实在领导力协调会议上制定的最佳实践路线图。每个小组由一位地区经理领导，此外还有五至六名员工。作为“行动标兵”，这些员工负责进行头脑风暴，并将出色的点子付诸行动。在最佳实践路线图的指导下，每个小组负责在当地改进一项驱动企业盈利绩效提升的关键因素（这些因素出自在领导力协调会议上所制定出来的名单）。

       在公司协调全球分支机构的行动以期提高利润的战略当中，其关键在于平衡两方面的关系-自上而下的指导和地方自行决断的权力。管理层要求地方对自己的业绩负责，鼓励地方小组因地制宜地采用最佳实践。结果，公司获得了可喜的回报——员工应对挑战的积极性和创造性都大大提高了。

       ATC的另一个成功秘诀是限定每个小组在60天之内完成任务。Leap Technologies的研究表明，当组织依赖于一线的管理人员和员工来推动服务质量的提升时，时间是一个大敌。它认为60天是个上限-超过60天，小组的干劲和工作质量都会快速下滑。

       着手实施，初战告捷

       2002年1月，ATC的第一批工作小组开始投入工作。在此之前，公司针对“群策群力60天流程”对小组领导进行了培训。公司还规定每个小组的发起人（通常是区域经理）也必须参加培训。

       培训为期一天半，它确保了一套专门用于小组改进工作质量的流程得到普遍运用。这套流程也是群策群力行动系统的一部分。它就像一个百宝箱，拥有小组为完成任务所需要的一切工具——指南手册、海报、工作安排表、记事贴和钢笔。有了它，公司每周的小组会议都可以控制在90分钟以内。

       公司还任命了10位小组教练，他们是流程经理，还负责管理用来监控项目进展和记录结果的追踪系统。这样的先期投资再次确保了团队的纪律和动力。仅仅几周的时间，ATC 就见到了成效。以下是ATC采取的一些行动：

       “安全卫士”小组 该小组致力于降低每10万英里行驶里程事故率，最终目的是减少由驾驶事故而引发的其他费用。造成这些费用的包括强制性药品和酒精测试、改正不良行为的培训，以及驾驶员因为受伤或暂时被吊销驾照而不能开工的时间。小组成员根据最佳实践路线图，采用头脑风暴的方式，对问题挖根溯源，寻求解决良方。

       针对驾驶员在换班前不对车辆进行检查这个问题，小组进行了深入剖析，最后设计并落实了一个名为“红点”的激励方案。在换班之前，每辆车上都有25到30个需要检查的部位，而在这其中的某个部位会藏着一张小小的红色贴纸。如果驾驶员在换班前对车辆进行检查并发现了这张贴纸，他就会得到表彰并且可以参加随后的抽奖，从而有可能获得更大的奖励。

       由于实行了“红点”方案和其他事故预防措施，仅在一个地区，每季度就可节约因事故造成的上万美元的额外费用。ATC计划在所有地区都推行这些措施，预计成本节约也将成倍增长。

       预算小组 该小组的任务是减少加班费的开支。加班费是ATC最重要的可变成本，它像一个巨大的黑洞，无情地吞噬着公司的利润。造成驾驶员拖拉延误的原因不胜枚举，其结果是在大多数情况下，公司不得不自己掏腰包，支付加班费。

       小组运用最佳实践路线图，仔细研究车辆每日的行程来控制加班情况。小组力求找到更好的方法来控制造成延误的原因，诸如车辆路线、加油方法、保养时间、驾驶员时间安排和报告的准确性。最终，小组制定了一套非常简单的系统，对每辆车、每位驾驶员、每天的行车情况进行跟踪。

       以下是造成加班的一些主要原因：路线安排过满；给车辆加油和清洁的时间安排不当；对于那些加班时间多得反常的驾驶员，缺少一线管理人员的监督。小组制定并落实了六项行动计划，以求根除这些问题。预计加班时间将会减少一半，并带来28.5万美元的成本节约。

       总共有21个小组在60天的时间内完成了项目。它们一共落实了141项旨在提高利润的改进措施。通过增收节支，创造了180万美元的利润。